Agendar um paciente

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Nesta página, você aprende como criar um agendamento e quais informações vale a pena preencher para manter a agenda organizada (inclusive quando há mais de uma secretária atendendo ao mesmo tempo). [imagem]

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Formas de agendar

Você pode criar um agendamento de duas formas:

• Pela barra lateral: clique no botão + e escolha a data e o horário.
• Clicando em um espaço livre na agenda: a data e o horário já vêm preenchidos.

[imagem] Depois de abrir o editor, o restante do fluxo é o mesmo: você preenche as informações do atendimento. [imagem]

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Reserva de horário (quando há mais de uma secretária)

Ao entrar no editor, o horário fica reservado enquanto você preenche os campos. Isso reduz o risco de duas pessoas agendarem o mesmo horário ao mesmo tempo. [imagem]

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Campos principais do agendamento

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Status

O status comunica a fase do atendimento para o time. Exemplos comuns: [imagem]

• Agendado: o paciente demonstrou interesse e você reservou o horário.
• Confirmado: o paciente confirmou presença.
• No consultório: o paciente já está na clínica.
• Em atendimento: o profissional iniciou o atendimento.
• Finalizado: o atendimento terminou (e automações podem ser disparadas, se configuradas).

Status de exceção/cancelamento (variam por clínica):

• Cancelado: o paciente cancelou e não seguirá com o atendimento.
• Não atendido: o atendimento não aconteceu.
• Não compareceu: o paciente faltou.
• Fechado: usado para bloquear/fechar um horário (normalmente com uma observação).

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Data e horário

Além do horário do agendamento, você pode registrar início e saída para ter mais controle da rotina. [imagem]

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Paciente

• Paciente novo: use a opção não possui cadastro (você pode converter para cadastro depois).
• Paciente já cadastrado: pesquise por qualquer informação do cadastro e selecione o paciente.

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Serviço (opcional)

Se você usa serviços/procedimentos, selecione um para padronizar o agendamento. Dependendo da configuração, isso ajuda a sugerir tempo e valor.

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Convênio (opcional)

Se você trabalha com convênios, selecione o convênio e o tipo de atendimento para manter o controle do fluxo.

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Financeiro (opcional)

Você pode registrar o valor da consulta para faturar/cobrar no momento correto do fluxo.

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Grupo de estoque (opcional)

Associe um grupo de itens para registrar uso/baixa sem precisar abrir o módulo de estoque.

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Observações

Use observações para registrar informações relevantes para a secretária e/ou para o profissional.

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Presencial x teleconsulta

Se o atendimento for teleconsulta, você pode marcar essa opção. Quando a automação estiver ativa, o sistema pode enviar o link da consulta (por exemplo, alguns minutos antes do horário). [imagem]

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Prioridade (opcional)

Se mais de um profissional atende a mesma especialidade/agenda, use prioridade para orientar o encaixe e a ordem de atendimento.

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Programar mensagem de retorno (opcional)

Agende uma mensagem de retorno para manter relacionamento com o paciente (data, hora e conteúdo). Com automação ativa, o envio acontece automaticamente. [imagem]

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Apagar (uso com cuidado)

O botão apagar remove o registro e é útil para testes. No dia a dia, prefira cancelar/registrar status para não perder histórico.

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Ao selecionar um paciente na agenda

Dependendo do seu plano/configuração, ao selecionar um paciente você pode ver: [imagem]

• Histórico de agendamentos (presenças e faltas)
• Histórico financeiro (débitos em aberto e registros anteriores)
• Calculadora de gestação (para clínicas que usam esse recurso; com IGG ou data do ultrassom)

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Automações do WhatsApp ligadas à agenda

Você pode automatizar mensagens para reduzir trabalho manual e padronizar a comunicação com o paciente.

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Ao agendar um novo paciente

Você pode enviar uma mensagem automática (pré-definida) com as informações do agendamento, como uma boas-vindas e confirmação do horário.

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Ao atualizar o status do agendamento

Ao mudar status (por exemplo, para confirmado), você pode disparar mensagens pelo WhatsApp. Um fluxo comum é:

• Enviar confirmação
• Enviar localização (se o atendimento for presencial)

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Ao finalizar a consulta

Depois de finalizar, você pode disparar mensagens como:

• Pesquisa de NPS
• Pedido de avaliação no Google

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Confirmar agenda (confirmação em massa)

Esse é um dos recursos mais usados: você envia mensagens para todos os pacientes da agenda para confirmar consultas, evitando o processo manual de abrir WhatsApp, enviar mensagem, aguardar resposta e voltar para atualizar status. Em muitos fluxos, isso acontece com um clique.